Praxisbericht: OwnCloud im Arbeitsalltag

Bildschirmfoto-2012-06-04-um-21.45.16Im letzten Jahr habe ich das erste Mal von OwnCloud berichtet. Hierbei handelt es sich um eine kostenlose Möglichkeit, ein eigenes Cloud-System entweder auf einem Netzwerkspeicher oder einem Webspace zu installieren. Zum damaligen Zeitpunkt befand sich OwnCloud noch in der Beta-Phase und lief noch nicht ganz rund. Mal gab es Darstellungsprobleme im Backend oder es sind einfach Dateien verschwunden.

Mittlerweile habe ich seit einigen Monaten erst Version 4.5.3 und jetzt 4.5.4 im Einsatz, sowohl in einer dienstlichen Testumgebung in meinem Büro als auch in meinem privaten Umfeld. Die Installation von OwnCloud ist denkbar einfach – die Anwendungsmöglichkeiten sehr vielfältig. Aus diesem Grund erfolgt an dieser Stelle in kleiner Zwischenbericht, was alles funktioniert und wofür ich OwnCloud einsetze…


Backup und Daten-Synchronisation

OwnCloud läuft auf einem Webserver, auf dem ich 10GB Speicherplatz habe. Das bedeutet, dass mir diese 10GB auch für meine Vorhaben zur Verfügung stehen, und nicht die üblichen 2GB wie sie z.B: Dropbox in der kostenlosen Version anbietet.

Für OwnCloud gibt es Synchronisations-Programme für Windows, Mac und Linux. Diese sind sehr einfach installiert und eingerichtet. Mit diesen Programmen kann ich beliebige Ordner auf meiner Festplatte auswählen und diese über die Cloud mit anderen Geräten synchron halten. Natürlich gibt es auch entsprechende Apps für iOS und Android, um unterwegs auf die gesicherten Daten zugreifen zu können.

Ich selbst nutze diese Funktion, um einen gewissen Datenbestand auf mehreren Geräten synchron zu halten. Dies funktioniert zur Zeit sehr gut, Änderungen am Computer 1 waren innerhalb weniger Sekunden auf dem zweiten Gerät sichtbar.


Benutzer verwalten

Die Stärke von OwnCloud kommt aber vor allem zu Tage, wenn mehrere Personen diesen Dienst in Anspruch nehmen. Der Administrator kann in seinem Menü verschiedene Benutzer oder auch Benutzergruppen anlegen und diese mit verschiedenen Rechten ausstatten.


Dateien teilen

Was nützen denn die schönsten Dateien, wenn andere nichts davon haben? 😉

Eine sehr schöne Funktion von OwnCloud ist das Bereitstellen oder Teilen von Dateien. Hochgeladene Daten können über das Kontextmenü entweder mit einem anderen Benutzer, einer Benutzergruppe oder über einen privaten Link geteilt werden. Das Schöne bei der letzten Variante ist, dass der Gegenüber keine Zugangsdaten benötigt und voraussetzungslos die Daten herunterladen kann. Oftmals nutze ich diese Funktion, um z.B. Anmeldeformulare oder eben eigene Medienprodukte zum Download anzubieten.


Kalender

Der OwnCloud Kalender ist eine tolle Möglichkeiten, Termine zu koordinieren und mit diversen Geräten zu synchronisieren. Es können verschiedene Kalender eingerichtet werden, die wiederum für andere Benutzer freigegeben werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, jeden Kalender über einen CalDAV Link mit anderen Geräten zu synchronisieren. Dies funktioniert bei meinen Apple Test-Geräten (2 x MacOS-X Kalender, iPhone und iPad) vollkommen problemlos, wobei anzumerken ist, dass entgegen der Beschreibung bei iOS Geräten die Serveradresse kein http:// oder https:// enthalten darf. OwnCloud hat diese Information mittlerweile auch auf der Internetseite aktualisiert. Ebenso gab es keine Probleme bei der Synchronisation mit Thunderbird und Lightning.

Aber auch Android-Smartphones können mit den OwnCloud Kalendern abgeglichen werden. Leider unterstützen diese Geräte werksmässig keine CalDAV Kalender, daher ist hierfür die 2,55 EUR teure App CalDAV-Sync erforderlich. Auch Microsoft Outlook User müssen sich einem Zusatzprogramm bedienen, da Outlook das wohl fremdenfeindlichste Mail-Programm der Welt ist ;-). Mit iCal4OL soll auch hier ein Abgleich möglich sein, testen konnte ich das allerdings nicht. Die Demoversion ist kostenlos, nach 14 Tagen ist eine einmalige Gebühr von 18 EUR notwendig.


Kontakte

Mit den Kontakten verhält es sich so ziemlich genau so wie beim Kalender. Die Synchronisation mit Apple Geräten verläuft vorbildlich. Selbst Kontaktgruppen und Listen werden problemlos übernommen. Dagegen müssen Android-Benutzer wieder eine separate App verwenden (z.B. CardDAV-Sync für 1,89 EUR), während Microsoft Outlook Benutzer die Kontakte mit dem bereits erwähnten iCal4OL abgleichen können.

Der für mich wohl großartigste Schritt von OwnCloud war die Umsetzung der Funktion, dass Adressbücher mit anderen Benutzer geteilt werden können. Theoretisch :-/ Ich hätte mir gewünscht, dass ich als Benutzer ein Adressbuch X erstelle, dieses mit anderen Benutzern teilen kann und die Kontakte dann überall erscheinen – ohne dass ein extra Adressbuch angelegt werden muss. Das ist die einzige OwnCloud-Funktion, die bei mir nicht wirklich funktioniert. Das geteilte Adressbuch erscheint zwar Backend des Benutzers, sowie im iPhone und auf dem iPad, aber nicht im Mac-OS Kalender. Ich habe die Vermutung, dass es eine Einstellungssache ist, aber kein Forum und keine OwnCloud Facebook Seite konnte helfen. Vielleicht haben Sie da bessere Erfahrungen?


Fotogalerien

Eine für mich auch sehr nützliche Funktion ist die Darstellung von Fotos.

Im rechten Bereich „Bilder“ werden alle Fotos in Alben angezeigt, die ich entweder hochgeladen habe oder die für mich freigegeben wurden. Das ist eine tolle Möglichkeit, beispielsweise Fotos vom letzten Betriebsausflug unkompliziert den Kollegen zur Verfügung zu stellen.


Erweiterungen und Fazit

Das alles sind nur einige grundlegende Funktionen die ich persönlich nutze. Als Administrator kann man problemlos seine eigene OwnCloud ähnlich wie WordPress mit zahlreichen Apps erweitern und seinen Bedürfnissen anpassen.

Ich selbst finde OwnCloud eine prima kostenlose Alternative zu Exchange-Servern oder Google-Angeboten, auch wenn die Sache mit den geteilten Adressbüchern nicht so richtig klappt. Aber vielleicht kommt das ja noch…

Gerade die Kombination aus Daten-Backup, Synchronisation, Kalender und Kontakten macht das System auch für den Arbeitsalltag sehr interessant. Menschen, die ihre Daten auch ihrem Webspace-Anbieter nicht überlassen wollen, können OwnCloud auch problemlos auf einem eigenen Server oder einem NAS einrichten.

Mittlerweile ist OwnCloud jetzt mit mehreren Benutzern seit etwa 4-5 Monaten im Einsatz und es gab noch keinen Grund zu meckern. Aber sicher bin ich nicht der einzige, der OwnCloud nutzt. Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem System? Wo liegen Ihrer Meinung nach die Vorteile oder die Schwachstellen? Ich freue mich auf Ihre Kommentare…


UPDATE 31.01.2013: Sicherheit

Mittlerweile habe ich mich etwas mehr mit dem Thema Sicherheit auseinandergesetzt, also der Zugang über eine verschlüsselte https Verbindung zum Server. Ob ein Sicherheitszertifikat zur Verfügung gestellt wird, liegt am Provider. In meinem All Inkl Tarif ist es leider ohne weitere Kosten nicht möglich, ein eigenes Zertifikat zu benutzen.

Auch bei uberspace wurde ich eines Besseren belehrt, dachte ich doch in meinem nicht mehr so ganz jugendlichen Leichtsinn, nutze ich die Serveradresse https://albers-heinemann.de. Das funktioniert jedoch nur, wenn der eh schon empfehlenswerte Support ein eigenes Zertifikat einbaut. Ansonsten kann jeder Kunde unter seinem Server- und Hostnamen (https://name.helium.uberspace.de/) den SSH Zugang nutzen. Und so funktioniert OwnCloud dort einwandfrei mit SSH.


UPDATE 17.03.2013: Fehlermeldung: Csync konnte keine lock Datei erstellen

Ab und an habe ich bei meinem Synch-Client die Fehlermeldung bekommen, dass Csync keine lock Datei erstellen konnte. Das ist ein Fehler, der ab und zu auftritt, wenn ein Synch-Vorgang unterbrochen wird. Um diesen Fehler zu beheben, muss man einfach den Client beenden und die bestehende lock Datei löschen. Diese befindet sich beim Mac unter Library/Application Support/OwnCloud. Die Library ist normalerweise versteckt, d.h. um sie zu finden, muss man im Terminal eingeben:

defaults write com.apple.finder AppleShowAllFiles TRUE
killall Finder

Dieser Fehler tritt bei mir etwa einmal im Monat auf, mit der o.g. Lösung lässt es sich aber recht schnell weiterarbeiten…